策略一 在日常工作中,认清最重要的事 1

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    意识到每天的关键时刻——抉择点做出最恰当的选择忽略抉择点的坏处充分利用抉择点的三个诀窍结论：聪明地安排你的时间用途作为一名前景规划顾问，道格的职责之一就是每月写一篇关于清洁技术最新发展的分析报告。他很热爱这项任务——因为这能让他发挥自己的创造力，深度挖掘一个让他非常感兴趣的话题。一天，他正在写报告，写着写着就进入了忘我的状态——除了他面前的电脑屏幕和敲打键盘发出的声音，他几乎注意不到周围的一切。然而，当他的眼神不小心瞟到了桌上的时钟时，这种状态突然被打破了。上午已经过去了一大半，一丝轻微的反胃感泛了上来。他无可奈何地意识到，自己必须得停下来（即便他其实很想继续写下去），去回一封几天前收到的邮件——那是同事发过来的，想听听他对自己部门预算的想法。道格惴惴不安地打开了电子邮箱，下决心一定要赶紧回复同事的邮件，但他眼前出现的却是十几条新的内容。一封某个项目组织者的邮件引起了他的注意，那位项目组织者想知道他近几个月何时有空可以安排一场会面。他先解决了这个问题，因为这封信回复起来既直接又简单。但是就在他准备回复那封关于部门预算的邮件时——这封才是他真正需要立即回复的，而且回复起来比较麻烦——他的电子闹钟响了起来，提醒他15分钟后就得跟公司的CEO进行一对一会谈，他需要事先做些准备。眼下，道格最明智的做法应该是关掉电子邮箱，让自己集中精力考虑会谈的事，同时慢慢朝CEO的办公室走。但他充满了想要完成工作的欲望，只想今天就把那封预算相关的邮件搞定。让他的同事多等一天，他就要难受一天。所以，道格并没有仔细考虑，而是在匆匆一秒内决定要继续回复邮件。他隐约记得，自己曾经成功地在十分钟内完成了一项跟这个差不多麻烦的任务。这并不寻常，但他的确做到了。他也曾经成功地在五分钟内就做好了和CEO会谈的准备。总之，天知道究竟是什么古怪又矛盾的脑回路让他鬼使神差地点开了预算邮件，但他的大脑就这么决定了：要回复预算邮件。十分钟后，他才勉强集齐了自己需要的信息，开始回复邮件。又过了四分钟，他发现跟CEO的会谈马上就要开始了。他只能在内心里无声地咆哮，沮丧地匆匆离开了自己的办公室。未完成的工作仍然是一团糟，待会儿又要重新花很多时间来组织信息，然后给同事回信。但不管怎么说，他总不能在与CEO的会谈中迟到啊。当道格开始与上司谈话时，他心情沮丧又烦闷，也没有做好任何准备。对自己从清早到会谈时的表现，他更是极不满意。的确，他在月度清洁技术分析报告上有所进展，但最后一部分还没写完。会谈之后，他又花了更多时间去琢磨这一部分到底要怎么收尾。最后，他总算开始写那封关于预算报告的回信了——但这封信也还是没能发出去。唯一令人欣慰的是，他回复了一封给项目组织者的邮件，告诉对方自己何时有空，好让他能安排一次几个月后的会面。整个上午，道格完全处在自动模式，辗转于各个任务，却从没有策略性地决定如何更充分地利用自己的时间。其实我们每个人都跟道格一样，并不能轻松摆脱这种自动模式。而脱身的诀窍，就是要意识到当我们拥有抉择点时的珍贵时刻——也就是各项任务的间隙——并抓住它们。意识到每天的关键时刻——抉择点大部分情况下，我们都处于自动模式下——我们的所思、所感、所为都是按照无意识的常规程序进行的。所谓无意识，指的是思维或大脑并非有意识去做事。当然，我并不是指我们的所有行为都是不假思索的，我的意思是，我们对许多行为都习以为常并且非常熟练，所以几乎不需要有意识地监控它们。虽然我在前言中强调过我们的大脑并不是电脑，也不能永远按照预期持之以恒地工作，然而在某种意义上，我们的大脑与电脑又非常相似：我们所做的几乎所有事情——从用牙线剔牙，到花一整天时间回复邮件——都是按照神经的常规程序来做的。这种神经程序和电脑程序其实并无太大差别，它引导着我们的思想、感受和行为。在某种程度上，我们是在自动地完成这些常规程序，而不会有意识地去考虑或反思这么做到底有没有道理。我们一旦开始了一项神经性常规活动，就会像电脑程序一样一直运行下去，直到完成任务，或是被打断。如果你开始用牙线剔牙，很可能直到你剔完牙，都不会意识到自己究竟完成了多少个繁复的步骤才把牙剔干净。如果你在到达办公室几分钟后就开始查阅电子邮件，很可能在你不知不觉的时候，就已经开始条件反射似的打开、阅读、回复一封邮件，然后是下一封，再下一封……也许直到你的同事打断你，拉着你一起去吃午餐时，你才会停下来。但是，当你一大早去办公室前，很可能是打算完成其他工作的，但一旦开始回复邮件，你的神经性常规程序就开始运行，而你却没办法停下来。除非有什么事情打断你，才能让你从这种状态下脱身。《纽约时报》记者查尔斯·杜西格在他的《习惯的力量》中告诉大家，普通人的行为所能达到的漫不经心程度，或许比我们能意识到的还要高得多。他解释道：只要有恰当的暗示，我们往往就会盲目地做出回应。举个例子，假设你需要在下班回家的路上买些日用品，当你开车去超市时，你很可能不会仔细关注自己的每一个动作，比如踩刹车的力度到底应该有多大，或者什么时候应该看看周围。你完全可以轻松完成这些动作，于是你几乎全然专注于别的事，比如努力回想你的购物清单。当你把车停在超市停车场，然后从车里出来的时候，如果你跟大部分人一样，那么你大概根本想不起来把车钥匙放进口袋里。之后，你也许会疑惑自己到底有没有带钥匙——当然，大部分情况下你还是带了——这就暴露了你在放钥匙的时候是多么漫不经心。我们每天所做的大部分事情一般不经大脑，只是由我们的习惯指引着，几乎不需要什么有意识的思考。这并不是件坏事。就像杜西格所解释的，我们的习惯很有存在的必要，它们能够节省大脑的能量。我们要让自己的大脑从这些行为中解放出来，才能解决不断产生的新问题。再举个例子，当我们克服了不会跳交谊舞的难题之后，就能按习惯动作进行，接下来才有精力和舞伴聊天。但你要是想在第一次学探戈时跟人聊天，那绝对会是一场灾难——我们需要有意识地关注自己的舞步。想象一下，如果我们必须集中注意力完成每一个行为——比如我们的每一步该落在何处——那我们还能做什么呀！实际上，每一天都是由一系列习惯性的神经常规程序组成的，我们一般称这些程序为“任务”：早上起床、穿好衣服去上班、搭乘各种交通工具到工作地点、打开电脑、回复电子邮件、吃午餐、参加员工大会、跑步、做晚饭、洗漱然后上床睡觉。问题就在于，我们经常会从一个任务跳到另一个任务，却不仔细想想下一步最好该做什么。我们只是条件反射似的做出反应，或者是跟着直觉走，不管它们到底对不对，这就导致了无数时间和能量就这么白白地浪费了。要想制造出“高效两小时”，第一个策略非常简单，这个策略就是学会意识到一天当中的几个特殊时刻。在这种时刻，你有机会也有能力决定自己将如何度过接下来的时间。这种时刻就是当你完成或中断了一个任务的时候——比如刚刚打完一通电话——而接下来你就得选择下面该做哪一个任务：是回电子邮件呢，还是准备参加会谈？我的经验告诉我，大家都习惯于在这种时刻——或者说抉择点——匆忙略过，好去做某些让你觉得自己“很高效”的事。匆忙地掠过一个抉择点——也就是不同任务的间隙——也许能给你省出五分来钟的时间，但是，完成不该完成的任务可能会浪费掉一个钟头。不过，这五分钟的确会让你惴惴不安，因为在这种时刻，我们能够非常清楚地意识到每一秒的流逝，而在那浪费掉的一小时中，因为我们基本上处于自动模式，所以不会觉得难受。可惜的是，很多人都把时间浪费在了那些并不重要，或者在那个时间段根本不能好好完成的工作上了。另一个困难就是，既然我们会如此频繁地进入自动模式，那么每天其实并没有太多机会能让我们有意识地决定下一步该完成什么工作。所以，意识到这些抉择点并抓住它们就显得极为重要。在接下来的几页里，我会告诉你该如何做，但首先，让我们来了解神经常规程序是如何工作的，为什么人们会如此轻易地误用抉择点，这对我们大有裨益。